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4me -Mitarbeiter Self Service

Prozesse beschleunigen, Transparenz steigern, Bürokratie verringern – Employee Self Service als Zukunft im HR  

Eigenverantwortliches Personal, stets aktuelle Personalakten, verkürzte Arbeitswege, effizientere abteilungsübergreifende Kommunikation und eine starke Transparenz – die Verwaltung der Personaldaten durch die Mitarbeiter verspricht Unternehmen und Human-Resources-Abteilung viele Vorteile. Wie lässt sich dieser Traum jedoch realisieren? Im folgenden Artikel erfahren Sie, was es mit dem Mitarbeiter- bzw. Employee Self Service auf sich hat, warum es sich lohnt und, anhand eines Beispiels, wie Sie es umsetzen können.

Was ist Mitarbeiter-Self-Service (Employee Self Service)?

Der Employee Self Service (kurz: ESS) – also die Mitarbeiter-Selbstverwaltung – erlaubt es Mitarbeitern eines Unternehmens mithilfe einer speziellen Software oder via Intra- und Internet selbstständig auf ihre Personaldaten zuzugreifen. Dieser Zugang versetzt sie in die Lage, ihre eigenen personenbezogenen Informationen zu verwalten bzw. zu verändern. Hierzu gehören beispielsweise:

  • Adresse
  • Kontoinformationen
  • Reisekosten
  • Business-Kosten-Überblick
  • Anträge für den Urlaub

Nicht nur das Personal, auch Vorgesetzte oder Mitarbeiter der HR-Abteilung können auf spezifische Personaldaten zugreifen. Der sogenannte Management Self Service ermöglicht es ihnen, sich einen Überblick über alle für sie relevanten Angaben wie Urlaubstage oder Personalbedarf verschaffen und betriebsinterne Aufgaben besser managen zu können. Datenschutz sollte weiterhin eine hohe Priorität einnehmen, damit sich keine unbefugten Personen innerhalb oder außerhalb des Betriebs Zugang zu sensiblen Mitarbeiter-Informationen verschaffen können.

Mitarbeiter-Self-Service in Action: So kann ein Employee-Self-Service-Portal aussehen

Ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal lässt sich inzwischen schnell und mit wenigen Handgriffen und Klicks einrichten und komplett auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zuschneiden. Hier reicht ein Klick auf den Menüpunkt „Etwas anfordern“, um eine Anfrage an die gewünschte Abteilung zu stellen.
Über einen Single Point of Entry können sich Mitarbeiter mit dem Personalwesen und allen Abteilungen eines Unternehmens in Verbindung setzen. Eine entsprechende Berechtigung lässt sich problemlos zuteilen. Möchten Angestellte beispielsweise eine Anfrage an das Facility Management stellen, um für eine sichere und saubere Arbeitsumgebung zu sorgen, ist das über das Employee-Self-Service-Portal also ebenfalls möglich.
Unter „Personalwesen“ haben Angestellte potenziell Zugriff auf alle Servicepunkte, die für ein modernes Mitarbeiter-orientiertes Unternehmen relevant sind. Arbeitgeber können hier unterschiedliche Dienstleistungen wie Altersvorsorge, Krankenversicherung, Umzug, Gehaltsabrechnung und vieles mehr für spezifische Mitarbeiter und Teams zugänglich machen. Ein Klick auf „Lernen & Persönlichkeitsentwicklung“ kann beispielsweise zu einem umfangreichen Weiterbildungsangebot führen.
Unternehmen haben hier die Möglichkeit, verschiedene branchenrelevante, karriere- oder persönlichkeitsfördernde Kursangebote aufzulisten, für die sich Mitarbeiter in wenigen Schritten anmelden können. An dieser Stelle lassen sich auch diverse Wissensartikel mit unterstützenden Inhalten zur Ansicht offerieren.
Der jeweilige Mitarbeiter muss nichts weiter tun, als Betreff- und Notizzeile auszufüllen und auf „Einreichen“ zu klicken. Das System zeigt daraufhin eine Bestätigung der Anfrage mit einer entsprechenden Übersicht aller wichtigen Daten an.
Vorgesetze, Teamleiter oder bearbeitende Mitarbeiter erhält die Anfrage sofort in seiner Inbox, sodass eine Bearbeitung und Zuweisung schnellstmöglich erfolgen kann.

Fazit:

Der Employee Self Service erlaubt Mitarbeitern, zu jeder Zeit und an jedem Ort auf ihre Personaldaten zuzugreifen sowie viele weitere Vorteile und Dienstleistungen zu nutzen, die Ihr Unternehmen anbietet. Das erleichtert die Verwaltung von Kontodaten, Urlaubstagen, Reisekosten etc., erhöht die Transparenz und beschleunigt HR-Prozesse sowohl für Mitarbeiter als auch für Arbeitgeber. ITConcepts unterstützt Sie bei der Implementierung einer entsprechenden Plattform und bei allen anderen Anforderungen, die mit IT-Infrastruktur, IT-Security oder Datenanalyse zu tun haben.   

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